SISTEM INFORMASI

 

BAB I

Konsep Dasar

I. Konsep Dasar Sistem

1. Definisi Sistem : Kumpulan unsur-unsur yang saling berinteraksi satu  dengan yang lain untuk menghasilkan tujuan. 

      2. Karakteristik Sistem : sifat-sifat khusus yang dimiliki oleh sistem yaitu sebagai berikut :

1. Komponen Sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang berarti saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.

2. Batas Sistem

       Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

            3. Lingkungan Luar Sistem

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan merugikan.

4. Penghubung Sistem

      Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lain.

5. Masukan Sistem

      Masukan adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan dan masukan sinyal. Masukan perawatan adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat dioperasikan. Masukan sinyal adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.

6. Keluaran Sistem

      Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

7. Pengolah Sistem

      Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

8. Tujuan Sistem

      Suatu sistem pasti mempunyai tujuan. Kalau suatu sistem tidak mempunyai tujuan, maka operasi sistem tidak  akan ada gunanya.

3. Klasifikasi Sistem

Sistem dapat digolongkan menjadi beberapa jenis, yaitu:

§  Sistem Abstrak  X  Sistem Fisik

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Contoh : Sistem Teologi yang menerangkan hubungan manusia dengan Tuhan.

Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Contoh : Sistem Komputer, Sistem Keuangan 

§  Sistem Alamiah  X  Sistem Buatan Manusia

      Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam tidak tidak dibuat oleh manusia. Contoh pada sistem alamiah: sistem peredaran bumi. Sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Contoh: sistem robotika

§  Sistem Deterministik  X  SistemProbabilistik

Sistem deterministik adalah sistem yang berinteraksi antara bagiannya yang dapat diprediksi secara pasti. Contoh: sistem komputer. Sedangkan sistem probabilistik adalah sistem yang tidak bisa diprediksikan secara pasti. Contoh: sistem manusia

§  Sistem Tertutup  X  Sistem Terbuka

Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luar. Contoh : tabung reaksi. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh oleh lingkungan luar. Contoh : sistem organisasi

II. Konsep Dasar Informasi

1. Informasi   :Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya

2. Siklus Informasi

                                                                          Gambar Siklus Informasi

3. Mutu Informasi :

Kualitas informasi tergantung dari 3 (tiga) hal :

1.      Informasi harus akurat                       :     informasi harus terbebas dari kesalahan-kesalahan, tidak bias dan tidak menyesatkan

2.      Informasi harus tepatwaktu               :     informasi yang datang kepada penerimanya tidak boleh mengalami keterlambatan

3.      Informasi harus relevan                      :     informasi memiliki menfaat bagi penerimanya

 

Nilai informasi ditentukan oleh 2 (dua) hal :

1.      Manfaat dari informasi tersebut

2.      Biaya untuk mendapatkan informasi

III. Konsep Dasar Sistem Informasi

1. Definisi Sistem Informasi

    Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan

transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi  dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

2. Peranan Sistem Informasi Bagi Manajemen:

1.      Dapat mendukung dalam pengambilan keputusan

2.      Dapat mendukung kegiatan manajemen

Yang termasuk ke dalam kegiatan manajemen adalah:                                             

1.      Perencanaan strategis

a.        Proses evaluasi lingkungan luar organisasi : harus mampu bereaksi terhadap kesempatan-kesempatan dari lingkungan luar dan tanggap terhadap tekanan-tekanan dari lingkungan luar.

b.       Penetapan tujuan

Tujuan adalah apa yang ingin dicapai oleh organisasi. Tujuan ditetapkan oleh manajemen tingkat atas di dalam proses perencanaan strategis yang bersifat jangka panjang.

c.        Penentuan strategis

Menentukan tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh organisasi  dengan maksud untuk mencapai tujuan-tujuannya.

2.      Pengendalian manajemen

Yaitu proses untuk meyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi yang sudah ditetapkan  dengan efektif dan efisien.

3.      Pengendalian operasi

Yaitu proses untuk meyakinkan bahwa tiap-tiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien.

 

*****

BAB II

Tinjauan Umum Pengembangan Sistem

 

a.      Perlunya pengembangan sistem

1. Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul pada sistem lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa:

a.       Ketidakberesan dlm sist. yg lama menyebabkan sist. tsb. tidak dapat beroperasi sesuai dengan yg diharapkan.

b.      Pertumbuhan organisasi yg menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru.

2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities)
3. Adanya intruksi-intruksi (directives)

b.      Prinsip pengembangan sistem

1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen
2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar
3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik
4. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem

c.       Siklus hidup pengembangan sistem

Tahapan kerja dari pengembangan sistem

Kebijakan & Perencanaan Sistem: Adanya intruksi dari top manajer kepada bawahan bahwa perusahaan tersebut perlu dilakukan pengembangan sistem. Di dalam perencanaan sistem perlu direncanakan terlebih dahulu mengenai :

a.       Berapa besar dana yang dibutuhkan untuk mengembangkan sistem

b.      Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengembangkan sistem

c.       Sudah siapkah personil-personil yang terlibatdalam pengembangan sistem tsb

Analisis sistem: mengevaluasi permasalahan-permasalahan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.

Desain sistem secara umum : tujuan untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru.

Desain sistem secara terinci: tujuan untuk memberikan gambaran secara terperinci kepada user tentang sistem yang baru.

Seleksi sistem       : menyeleksi penggunaan software maupun    hardware di dalam penerapan sistem baru.

Implementasi sistem      : menerapkan sistem informasi di dalam satu organisasi atau perusahaan.

Perawatan sistem: tujuannya adalah untuk menjaga agar sistem informasi dapat digunakan dlm organisasi tsb dlm jangka waktu yang cukup lama.

d.      Pendekatan pengembangan sistem

      Terdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem, yaitu :

1. Pendekatan klasik lawan pendekatan terstruktur (dipandang dari metodologi yang digunakan). Pendekatan klasik adalah pendekatan di dlm pengembangan sistem yang mengikuti tahapan-tahapan di systems life cycle tanpa dibekali dengan alat-alat dan teknik-teknik yg memadai. Sedangkan pada pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat dan teknik-teknik supaya membuatnya berhasil.

2. Pendekatan sepotong lawan pendekatan sistem (dipandang dari sasaran yang akan dicapai). Pendekatan sepotong merupakan pendekatan pengembangan sistem yang menekankan pada suatu kegiatan atau aplikasi tertentu saja. Sedangkan pada pendekatan sistem memperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan terintegrasi untuk masing-masing kegiatan atau aplikasinya.

3. Pendekatan bawah-naik lawan pendekatan atas-turun (dipandang dari cara menentukan kebutuhan dari sistem). Pendekatan bawah-naik dimulai dari level bawah organisasi, yaitu level operasional dimana transaksi dilakukan. Pendekatan ini dimulai dari perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dan naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi tersebut. Pendekatan ini disebut juga dengan data analysis, karena yang menjadi tekanan adalah data yg akan diolah terlebih dahulu, informasi yang akan dihasilkan menyusul mengikuti data. Pendekatan atas-turun sebaliknya dimulai dari level atas organisasi, yaitu level perencanaan strategi. Pendekatan ini disebut juga dengan decision analysis, karena yang menjadi tekanan adalah informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh manajemen terlebih dahulu. Kemudian data yang perlu diolah menyusul mengikuti informasi yang dibutuhkan.

4. Pendekatan sistem-menyeluruh lawan pendekatan moduler (dipandang dari cara mengembangkannya). Pendekatan sistem-menyeluruh merupakan pendekatan yang mengembangkan sistem serentak secara menyeluruh. Sedangkan pendekatan moduler berusaha memecahkan sistem yang rumit menjadi beberapa bagian atau modul yang sederhana, sehingga sistem akan lebih mudah dipahami dan dikembangkan.

5.  Pendekatan lompatan jauh lawan pendekatan berkembang (dipandang dari teknologi yang akan digunakan). Pendekatan lompatan jauh menerapkan perubahan menyeluruh secara serentak menggunakan teknologi canggih. Sedangkan pendekatan berkembang menerapkan teknologi canggih hanya untuk aplikasi-aplikasi yang memerlukan saja pada saat itu saja.

****

BAB III

Kebijakan dan Perencanaan Sistem

Merencanakan proyek-proyek system	Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan	Mendefinisikan proyek-proyek dikembangkan

 

Proses perencanaan sistem dibagi dalam 3 proses utama yaitu;

1.      Merencanakan proyek-proyek sistem, meliputi :

a.      Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan

Perencanaan sistem harus sejalan dengan tujuan perusahaan. Ini berarti perencanaan sistem harus diarahkan untuk dapat merencanakan sistem informasi yang dapat mendukung kegiatan organisasi secara keseluruhan sehingga tujuan perusahaan akan tercapai

b.      Mengidentifikasi proyek-proyek sistem

Menentukan proyek-proyek sistem informasi yang dibutuhkan dalam suatu organisasi

Contoh :   Dalam perusahaan bisnis proyek-proyek sistem informasi dapat berupa sistem informasi untuk :

-      pengendalian penjualan dan pemasaran

-      pengendalian distribusi

-      pengendalian produksi

-      pengendalian keuangan

-      pengendalian persediaan

c.       Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem

Sasaran ini merupakan apa yang ingin dicapai oleh masing-masing proyek sistem

Contoh  :   Sistem informasi penjualan; memiliki sasaran :

-      Memberikan pelayanan order kepada pelanggan  dengan lebih baik

-      Meningkatkan volume penjualan

-      Menyediakan laporan penjualan yang tepat waktu kepada manajer marketing

d.      Menetapkan kendala proyek-proyek sistem

Ada 3 faktor kendala :

-      Masalah dana

-      Masalah waktu

-      Mengenai batasan peraturan yang berlaku pada perusahaan tersebut

e.       Menentukan prioritas proyek-proyek sistem

Yaitu menentukan proyek-proyek sistem mana yang perlu dikembangkan terlebih dahulu, tentunya proyek-proyek sistem yang sangat diperlukan dan mendesak harus diprioritaskan

f.        Membuat laporan perencanaan sistem

Isi dari laporan perencanaan sistem tersebut adalah :

-          Latar belakang organisasi

-          Proyek sistem informasi yang direncanakan

-          Sasaran pengembangan sistem informasi

-          Kendala di dalam pengembangan sistem informasi

-          Menentukan prioritas-prioritas proyek sistem informasi

g.      Meminta persetujuan manajemen

2.      Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan meliputi:

a.      Menunjuk team analis

b.      Mengumumkan proyek pengembangan sistem

3.     Mendefinisikan proyek-proyek dikembangkan, meliputi :

a.      Melakukan studi kelayakan

Studi kelayakan                       :   Suatu studi yang akan digunakan untuk menentukan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau tidak

b.      Menilai kelayakan proyek sistem

a.       Kelayakan teknik               :   - ketersediaan teknologi yang digunakan

                                                                    - ketersediaan staf ahli di dalam mengoperasikan teknologi yang digunakan

b.      Kelayakan operasi              :   - kemampuan personil dalam mengoperasikan sistem informasi yang dibuat

- kemampuan dari sistem informasi untuk menghasilkan informasi

c.       Kelayakan jadwal               :   Apakah sistem informasi yang dikembangkan sesuai  dengan jadwal yang telah ditentukan

d.      Kelayakan ekonomi            :   - besarnya dana yang diperlukan untuk pengembangan sistem

                                                      - manfaat yang diperoleh oleh sistem informasi dibandingkan  dengan biaya perkembangannya

e.       Kelayakan hukum              :   Apakah sistem yang akan dikembangkan tidak menyimpang dari hukum yang berlaku                                   

c.       Membuat usulan proyek sistem

d.      Meminta persetujuan manajemen

*****

 

BAB IV

ANALISIS SISTEM

Langkah-langkahnya:

1. Identify: mengidentifikasi masalah

2. Understand: memahami kerja dari sistem yang ada

3. Analyze: menganalisis sistem

4. Report: membuat laporan hasil analisis

 

1. Mengidentifikasi Masalah

Ada tiga langkah yang harus dilakukan di dalam tahapan ini yaitu:

1. Mengidentifikasi Penyebab Masalah

    Pada tahap ini kita harus dapat mengetahui apa yang menyebabkan masalah terjadi. Misal terjadi penurunan omzet penjualan karena banyak konsumen yang komplain terhadap divisi penjualan tersebut.  

2. Mengidentifikasi Titik Keputusan

Setelah penyebab terjadinya masalah dapat ditentukan, selanjutnya juga harus ditentukan titik keputusan penyebab masalah tersebut.

Contoh: penyebab masalah konsumen komplain karena pelayanan yang kurang baik terhadap konsumen. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah penanganan order langganan di bagian order penjualan yang kurang baik kepada pelanggan.

3. Mengidentifikasi Personil-Personil Kunci

Setelah titik-titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personil-personil kunci baik yang langsung maupun tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya masalah tersebut.

 

2. Memahami Kerja dari Sistem yang Ada

Dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian:

1.  Menentukan jenis penelitian

2.  Merencanakan jadwal penelitian

3.  Membuat penugasan penelitian

4.  Membuat agenda wawancara

5.  Mengumpulkan hasil penelitian

 

3. Menganalisis Hasil Penelitian

Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan. Kita dapat menganalisis:

1.      kelemahan dari sistem lama tersebut

2.      kebutuhan data dan informasi bagi pemakai sistem dan pihak  manajemen

 

4. Membuat Laporan Hasil Analisis

Isinya adalah:

1. Alasan melakukan analisis sistem
2. Menguraikan permasalahan-permasalahan yang terjadi pada sistem lama
3. Mengidentifikasi penyebab masalah
4. Mengidentifikasi titik keputusan
5. Menguraikan penelitian yang dilakukan
6. Menguraikan hasil analisis
7. Kesimpulan analisis

 

*****